In december 2014 maakten we aan onze klanten bekend dat we vanaf 01/01/2015 zouden overschakelen naar e-facturatie.
Op onze financiële afdeling zijn we laaiend enthousiast over deze verbeterde en vlottere manier van werken... Niet alle klanten waren echter onmiddellijk voor het idee te vinden… Sommigen van hen hadden twijfels en weigerden zelfs: “hun organisatie was niet klaar”...
Enkele feiten op een rij
We kenden een trage opstart: gezien het opschonen van onze databank een omvangrijk werk bleek;
bij de aankondiging van onze e-facturatie had slechts 20% van de klanten binnen de maand een e-mailadres bevestigd.
Maar het begint er goed uit te zien …
Ondertussen heeft 60% van de klanten hun facturatieadres gewijzigd in een centraal adres en aanvaardt reeds 90% van onze klanten e-facturen.
Uiteraard zijn er voordelen voor beide partijen:
- Het verzenden van facturen gebeurt vlotter, sneller en is zo goed als kosteloos
- Facturen komen veel sneller aan (en zonder “zelfs voor de aankomst” verloren te gaan) bij de klant
- Vragen van klanten over onze facturen kunnen tot 3 weken vroeger in het proces behandeld worden: snel en doeltreffend voor beide partijen.
Handig om weten bij het opstarten
- Een gouden tip: zorg ervoor dat uw databank up-to-date is.
- Maak … van de gelegenheid gebruik om uw databank bij te werken, niet alleen voor het correcte facturatieadres maar ook om het correcte adres voor het verzenden van herinneringen te controleren.
- Denk … na het ontvangen van de betaling van de eerste e-factuur niet dat alle systemen bij uw klant automatisch correct functioneren. Denk eraan dat de meeste bedrijven zelf nog geen e-facturatieprocedures of -software geïnstalleerd hebben, het is vaak nog steeds een persoon die moet reageren wanneer de e-factuur ontvangen wordt.
- Controleer op een consistente en frequente manier door regelmatig rekeningoverzichten naar uw klant te sturen om onaangename verrassingen te vermijden.
- Vraag om een specifiek e-mailadres: invoice@..., finance@.... zodat uw klant de facturen makkelijk kan opvragen (zodra hij ontdekt dat de facturen niet in de boekhoudingssoftware ingevoerd worden).
Wanneer we 9 maanden met dit proces bezig zijn, binnen enkele weken dus, kom ik hierop terug.
