Een onderwerp dat al sinds vele maanden het middelpunt van discussie vormt, is de elektronische facturatie. Interessant! Veel voordelen! Maar wat lijkt het ingewikkeld! De regels en de wetten hieromtrent zijn niet echt duidelijk en zoals het doorgaans gaat, interpreteert iedereen het op zijn eigen manier. Ik ben per ongeluk op een website gebotst die door de federale regering werd opgericht om de e-factuur in een duidelijker daglicht te plaatsen. Ik raad u echt www.efacture.belgium.be aan, in het bijzonder de Q&A. Door middel van deze blog zou ik met u de vier meest voorkomende vragen omtrent dit onderwerp willen bespreken.
Hoe moet ik een e-factuur versturen?
De simpelste oplossing om aan elektronische facturatie te doen, is om een e-mail te sturen naar de klant met daarin de factuur in PDF-formaat als bijlage. Het gebruik van een gespecialiseerd platform is dus niet verplicht. Een simpele e-mail met een PDF is de meest voorkomende, maar ook legale, manier. Meer informatie staat hier: http://www.efactuur.belgium.be/inhoud/hoe.
Wordt een factuur in PDF-formaat legaal aanvaard?
Jazeker. Het is niet nodig om een encryptie of een beveiligingssleutel te voorzien. Zoals de federale regering het omschrijft, is de vorm van de factuur van geen belang. Papier of eender welk elektronisch formaat, het doet er niet toe, ze moet steeds voldoen aan de legale factuureisen. Een factuur in PDF formaat die aan deze legale factuureisen voldoet, is dus perfect in orde op juridisch vlak.
Hoe kan ik de authenticiteit en de integriteit van een factuur garanderen?
Met andere woorden: hoe kan ik garanderen dat de inhoud van de factuur niet werd aangepast en dat ze van de juiste persoon komt?
Hiervoor is een simpele controle door uw software voldoende. Deze software moet een link voorzien tussen de factuur en hetgeen waarvoor ze staat:
- Voor de klant moet er een link zijn tussen de bestelling, de levering, de factuur en de betaling;
- Voor de leverancier moet er een link zijn tussen de bestelling, de leverbon, de factuur en het ontvangen van de betaling ervan.
Het is eveneens mogelijk (en dus niet verplicht), om beroep te doen op meer specifieke technologieën. Een voorbeeld van zo’n technologie is de digitale handtekening of een gestructureerde uitwisseling van gegevens. Meer informatie hieromtrent kunt u hier vinden: http://www.efactuur.belgium.be/wetgeving
Moet ik mijn facturen dowloaden van de website van een leverancier of is het simpelweg voldoende om de e-mails met de link naar deze website te bewaren?
Het bewaren van de e-mail met de link naar de factuur is niet voldoende. Als u facturen via deze weg ontvangt, bent u verplicht om de factuur te downloaden en deze op te slaan in een elektronisch formaat.
Ik hoop dat ik met bovenstaande uitleg enkele vragen en antwoorden uit deze wereld heb kunnen werken. Elektronische facturatie: da’s EASI!
