Duw op enter om te zoeken

Facturen scannen, check! Maar wat met de papieren versie?

29/08/2017
Author Avatar
Jean-François Herremans
CEO, EASI

Inkomende documenten zoals facturen scannen, biedt uw organisatie veel voordelen:

  • het elektronisch document circuleert veel gemakkelijker
  • het elektronisch document is ook veel gemakkelijker terug te vinden
  • gedaan met fotokopieën maken en archiveren in mappen
  • een veel vlotter goedkeuringsproces

Er rijzen echter systematisch vragen over wat er nadien dan moet gebeuren met het papieren document. Het antwoord is niet eenvoudig. Vaak wordt er een middenweg gezocht tussen hetgeen stilzwijgend aanvaard wordt als best practice, en de letter van de wet.

Luxemburg toont de weg

In het Groot-Hertogdom heeft de wetgever een wettelijk kader uitgewerkt rond elektronische archivering van documenten. Zij hebben hiervoor een statuut (de PSDC "Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation") uitgewerkt. Met dit statuut mag een bedrijf zich bezig houden met de wettelijke digitalisatie en archivering van documenten. Het originele document mag vervolgens vernietigd worden want de wetgeving erkent de juridische geldigheid van het digitale document.

Hoe werkt dit in de praktijk?

Het bedrijf Labgroup is PSDC-gecertificeerd sinds 1 februari 2017. We hebben met hen een integratietraject afgerond dat nu aan onze gebruikers toelaat te profiteren van deze elektronische archivering. Zij kunnen dus zorgeloos hun papieren facturen vernietigen.

Concreet worden uw papieren facturen (of zelfs e-mails) naar deze gecertifieerde partner verzonden. Daar wordt het document gescand. Vervolgens kan een OCR-proces toegepast worden en worden de documenten gearchiveerd in een container van de partner, voor de wettelijke waarde. Het resultaat van het werk van de partner (m.a.w. de digitalisatie en de OCR-isering) wordt verzonden naar een tussenlaag voor de boekhoudkundige verwerking.

De inhoud van de factuur en zijn gescande versie worden automatisch gerecupereerd in onze software. De boekhoudkundige dienst ziet aan de ene kant van zijn scherm een visuele voorstelling van de factuur, en de boekhoudkundige gegevens aan de andere kant. Het enige dat de boekhouder nog moet doen is de informatie valideren en inboeken.

Dit alles verloopt volledig geharmoniseerd met onze boekhoudsoftware. Op elk moment blijft de digitale factuur beschikbaar voor raadpleging en eventuele goedkeuringscycli.

 

Current job openings

Job title
Location
Job title
Location
Job title
Location

Sign up to our newsletter

Follow us

Share this article