Job Focus: je draai vinden als Project Officer bij EASI

Onlangs heeft bij ons een nieuwe functie haar intrede gedaan. Sinds enkele maanden lopen er Project Officers rond in de wandelgangen van het bedrijf. Maar wat is eigenlijk de rol van een Project Officer bij EASI ?

Om het voor ons te verduidelijken, heb ik aan onze 3 pioniers, Maria-Isabella, Saar en Florence, gevraagd mij wat meer te vertellen over hun beroep.

Hoe ziet een typische werkdag van een Project Officer er uit?

Florence

“De taken variëren van dag tot dag zoveel dat ik beter van een week zou kunnen spreken, wellicht zelfs van een typische maand. Het is één van de elementen die me in de functie het meest aanspreekt: geen enkele week lijkt op een andere”.

“Wat betreft de inhoud van de taken: de Project Officers worden belast met het in de gaten houden van het budget en de projecten en met het zo nodig aanbieden van begeleiding aan klanten”.

“De functie bestaat nog niet lang. Toen ik net aan mijn baan was begonnen, had ik zelfs wat moeite om duidelijk uit te leggen aan familie en vrienden waar mijn werk uit bestond. Ik had de indruk dat ik hun elke keer een ander verhaal vertelde. Zelfs als vandaag bepaalde punten nog toegelicht moeten worden, de inhoud van ons beroep concretiseert zich stukje bij beetje”.

Saar

“Als ik onze functie in één zin zou moeten samenvatten, zou ik zeggen dat het onze rol is om de consultants te ontlasten van hun organisatorische taken zodat ze zich beter kunnen concentreren op de technische aspecten van het project. Elke dag wordt ook van ons verwacht om het team een helikopterblik te geven en zicht op alles wat zich in het kader van het project afspeelt”.

Maria-Isabella

“De Project Officer is er om een impuls en ritme te geven aan de projecten waar ze bij betrokken is. Het geheel van de taken moet georganiseerd worden om te bewerkstelligen en veilig te stellen dat de looptijden en budgetten goed gerespecteerd worden. De Project Officer zal er ook voor moeten zorgdragen dat elke week de taken goed worden verdeeld tussen de bij een project betrokken consultants”.

“Ik ben iets langer Project Officer dan Florence en Saar, mijn taken hebben zich dus wat verder ontwikkeld. Vandaag de dag wordt er ook van mij verwacht dat ik de nieuwe Project Officers die ons team komen versterken, begeleid”.

Wat vinden jullie het leukst aan de functie van Project Officer?

Florence

“Wat mij betreft is het de organisatie en de coördinatie van het project, het contact met de klanten en de samenwerking tussen de verschillende teams. Maar wat me het meest bevalt is dat men ons de gelegenheid geeft om ons onmiddellijk te confronteren met breed opgezette projecten. Dat is professioneel gezien heel bevredigend, en stelt ons in staat om snel enorm veel ervaring op te doen”.

Saar

“Laten we wel wezen, ik waardeer alle elementen die draaien om het beheer van het project, maar wat op mij het meeste indruk maakte toen ik net begon in mijn functie, was de wijze van denken die bij EASI heerst. Elke collega voelt zich meegenomen naar een hoger niveau dankzij de wederzijdse ondersteuning en de dagelijks vrijkomende energie. Ik ben met mijn rol van projectfunctionaris net voor de beperkingsmaatregelen begonnen. Ik heb dus mijn vak op afstand moeten leren. Toch heb ik me nooit een moment verlaten gevoeld. De ondersteuning en de solidariteit van al mijn collega’s is buitengewoon geweest gedurende deze zeer bijzondere periode.”

Wat zijn de uitdagingen waarmee een Project Officer overweg moet kunnen?

Florence

“Ik denk dat als men begint als Project Officer de grootste uitdaging is het moeten omgaan met besprekingen die van tijd tot tijd met moeilijke klanten worden gevoerd. Bijvoorbeeld waar het gaat om de facturatie. Wat vooral in het begin soms tot problemen kan leiden, is het gebrek aan technische kennis. Als men uitgenodigd wordt om met klanten te discussiëren zonder kennis van het product, is het soms moeilijk te weten hoe je hen te hulp kunt schieten. Gelukkig weet je met ervaring er beter op te reageren”.

Saar

“Ik sluit me aan bij Florence. Voor mij is de grootste uitdaging als men begint in een functie van Project Officer, de functionele kennis die ontbreekt. Het is nodig dat ik langzamerhand mijn kennis uitbreid. Het is echt veel moeilijker om een planning te maken en een project op de juiste wijze te beheren zonder technische kennis, dat is echt een gebrek. Maar het is me gauw opgevallen dat het na enkele maanden ervaring al veel beter gaat. Je weet de tijd beter in te schatten die een taak vergt."

"Wat ik waardeer is dat we veel trainingen krijgen om ons te helpen groeien in de functie. Ik heb bijvoorbeeld de gelegenheid om deel te nemen aan de Adfinity-school en de Project Officers krijgen eveneens de kans om specifieke cursussen te volgen over boekhouding. Dat stelt ons in staat om bij besprekingen met klanten onszelf beter te verplaatsen in waar het probleem zit en snel een oplossing te kunnen vinden.”

Maria-Isabella

“Ik ben het eens met Saar en Florence. Een Project Officer moet in staat zijn de behoeften van een klant te begrijpen terwijl deze niet persé voldoende technische kennis heeft. We moeten de behoeften van de klant kunnen peilen als ze zich tot ons wenden. Dat is de reden dat we trainingen krijgen.”

Hoe zien jullie de functie zich ontwikkelen?

Maria Isabella

“Dat vind ik heel spannend, aan de inhoud van de baan wordt nog gewerkt. De grens tussen de eigen taken van de Project Officers en die van de consultants is nog niet vastgesteld. Het feit dat de rollen nog niet geheel zijn bepaald geeft ons een niet geringe vrijheid om te manoeuvreren. Ik denk dat een Project Officer altijd duidelijk gefocust zal zijn op het beheren van projecten, zelfs als men telkens meer een ontwikkeling kan voorzien in de richting van team- of projectmanagement.”

Florence

“De functie is pas nieuw, het is dus moeilijk om vandaag te zeggen hoe deze zich zal ontwikkelen. Aan de andere kant, naarmate we meer ervaringen opdoen, zullen er verschillende elementen aan onze verantwoordelijkheden worden toegevoegd. Bijvoorbeeld het managen van een team en/of het begeleiden van een nieuwe Project Officer”.

Wat zijn de eigenschappen van een projectfunctionaris?

Saar

“Er is een zeker niveau van assertiviteit nodig om goed met de soms moeilijke en veeleisende klanten om te gaan. Je moet niet meer bang zijn om niet over alle technische kennis te beschikken, vooral in het begin. Persoonlijk is het voor mij een element dat me erg heeft doen aarzelen voordat ik me helemaal aan de functie kon overgeven. Gelukkig stellen de ons voorgestelde trainingen en de hulp die we dagelijks krijgen van onze collega’s, ons in staat om ons beroep zonder problemen uit te oefenen. Bovendien moet ook worden opgemerkt dat de kwaliteit van communicatie en organisatie net zo belangrijk is als het beschikken over technische kennis”.

Florence

“Ik ben ’t eens met Saar, in onze functie is een uitstekend schriftelijk en mondeling communicatievermogen essentieel. Bijvoorbeeld, als je een lastige factuur aan één van onze klanten moet presenteren. Natuurlijk, een projectfunctionaris moet ook goed georganiseerd zijn, zelfs als het een eigenschap is die men geleidelijk aan kan leren”.

Maria-Isabella

“Elk profiel heeft bekwaamheden die men tot een succes kan maken in de functie van Project Officer. Het organisatievermogen is belangrijk, maar dat is niet alles. Wat belangrijk is, is de diversiteit van de profielen binnen een team.”

Als je contact met de klant heel leuk vindt, maar er is nog wat werk aan de winkel qua organisatievermogen, waarom dan niet opteren voor een carrière als Project Officer bij EASI” ?