Na een paar jaar bij EASI en een honderdtal demonstraties van Adfinity op mijn teller, heb ik de indruk dat één van de functionaliteiten die het leven van de boekhouders het meest vergemakkelijkt, ook één van de meest eenvoudige is: het gaat om de spreiding van facturen !
Momenteel ken ik niet één softwareprogramma dat deze functionaliteit even goed als ons kan beheren.
Het principe is eenvoudig: u ontvangt een verzekeringsfactuur die een periode van 12 maanden dekt. U boekt deze factuur in april 2015. Ze dekt de periode 04/2015 - 03/2016
Zonder Adfinity moet u onthouden dat u rekening dient te houden met 9/12 voor uw huidige berekening, en vervolgens dient u het volgende jaar een OD toe te passen voor de overblijvende 3/12.... goed...maar dat is nog eenvoudig... wanneer u een maandelijks of driemaandelijks overzicht moet opstellen, dient u deze facturen het hele jaar door te kunnen opvolgen... dit kan erg tijdrovend zijn, om nog maar te zwijgen over het risico op fouten !
In het ingavescherm van Adfinity, hebt u 2 extra kolommen: Hoeveelheid en Spreidingsperiode.
In ons voorbeeld geven we '12' in bij hoeveelheid voor de 12 maanden waarover deze factuur gespreid dient te worden. Voor de spreidingsperiode geven we de startperiode aan (2015/04).
Bij het ingeven van de factuur zal het systeem voorstellen automatisch 13 OD te genereren !
De eerste OD schrijft €1200 van de lastenrekening (6) over naar een wachtrekening (49).
De 12 andere OD vormen de 12 delen van de factuur, elke maand zal €100 van de wachtrekening (49) overgeschreven worden naar de lastenrekening.
Het systeem zal de OD op voorhand registreren voor het boekjaar 2016! Voor de stuknummers is dat geen probleem aangezien Adfinity de nummering per periode beheert !
Indien u bang bent dat deze situatie te veel OD genereert, dan kan er ook een maandelijkse OD opgesteld worden die alle gespreide facturen voor die maand weergeeft.
Iets ingewikkelder: het is april 2015, u ontvangt een factuur die de periode 'maart 2015 tot februari 2016' dekt, als de maand maart al afgesloten werd, zal het systeem 2 maanden op april boeken en vervolgens 1/12 elke maand tot februari 2016 !
Zo zijn uw maandelijkse en driemaandelijkse overzichten steeds moeiteloos correct !
En de traceerbaarheid? We hebben aan alles gedacht: vanaf elke OD kunt u de link naar het originele aankoopstuk zien. Vanaf dat stuk kunt u de 13 gelinkte OD's terugvinden... voor een optimale opvolging!
Wie gebruikt deze functionaliteit ? Wat denkt u ervan ? Vindt u ook dat deze functionaliteit erg nuttig is ? Indien u deze niet gebruikt, waarom ?
Geef ons uw mening !
