Maak kennis met onze experten: Hoe Bruno Microsoft-licenties inzet voor meer bedrijfswaarde

Microsoft-licenties kunnen al snel complex worden. Een organisatie start met een pakket Microsoft 365-licenties dat perfect aansluit bij haar behoeften. Maar vervolgens evolueert de organisatie. Nieuwe medewerkers komen erbij, anderen vertrekken, rollen veranderen, beveiligingsvereisten nemen toe en nieuwe technologieën zoals Microsoft 365 Copilot doen hun intrede.

Enkele jaren later blijkt een eenvoudige vraag plots verrassend moeilijk te beantwoorden: Gebruiken we nog steeds de juiste Microsoft-licenties, voor de juiste mensen en op de juiste manier?

Bij Easi is dat precies het soort vraag waarop onze Microsoft Licensing Expert Bruno Vijverman klanten helpt een antwoord te vinden.

Bij Easi zit heel wat expertise bij de mensen die elke dag met onze klanten en technologie werken. In onze Meet the Expert-reeks zetten we een aantal van die mensen in de kijker: wie ze zijn, wat ze doen en vooral hoe hun expertise onze klanten helpt.

Maak kennis met Bruno, onze Microsoft Licensing Expert

Bruno is gespecialiseerd in het helpen van organisaties om hun Microsoft-licentieomgeving beter te begrijpen en te optimaliseren. Maar zijn job bestaat niet simpelweg uit licenties tellen of op zoek gaan naar de goedkoopst mogelijke combinatie.

Het begint met begrijpen welke organisatie er achter die licenties zit.

Hoe gebruiken medewerkers Microsoft 365 in de praktijk? Welke functionaliteiten hebben ze nodig? Sluiten hun licenties nog aan bij hun rol? Zijn de vereisten rond security en compliance correct afgedekt? En wat kunnen toekomstige projecten zoals Copilot betekenen voor de licentiestrategie?

"Veel organisaties associëren licentieoptimalisatie in eerste instantie met kostenbesparingen. Dat maakt er zeker deel van uit, maar het belangrijkste doel is ervoor te zorgen dat je licenties aansluiten bij hoe je organisatie vandaag écht werkt – én waar ze morgen naartoe wil." — Bruno Vijverman

Een van de manieren waarop Bruno die expertise in de praktijk brengt, is via onze License Optimization Assessment (LOA).

Wat kan er veranderen binnen een Microsoft-omgeving?

Best veel, want Microsoft 365-omgevingen zijn allesbehalve statisch. Medewerkers komen en gaan, verantwoordelijkheden veranderen, nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd en na verloop van tijd stapelen licenties zich op.

In de omgevingen die Bruno analyseert, kan dat leiden tot situaties waarbij:

• licenties actief blijven voor gebruikers die ze niet langer nodig hebben;
• medewerkers premiumlicenties hebben terwijl ze slechts een deel van de functionaliteiten gebruiken;
• accounts licenties toegewezen krijgen die ze eigenlijk niet nodig hebben;
• security- of compliancefunctionaliteiten niet volledig afgestemd zijn op de vereiste licenties;
• Copilot-licenties worden toegewezen zonder voldoende inzicht in de daadwerkelijke adoptie en het gebruik ervan.

Dat betekent niet noodzakelijk dat een organisatie haar omgeving slecht heeft beheerd. Vaak is het simpelweg het resultaat van jaren van groei en verandering.

Net daarom kan het waardevol zijn om de omgeving opnieuw met een frisse blik te bekijken.

Van licentie-inventaris naar License Optimization Assessment

Een License Optimization Assessment (LOA) gaat verder dan simpelweg oplijsten over welke licenties een organisatie beschikt.

Bruno combineert gebruiksgegevens uit Microsoft 365, licentie- en configuratiegegevens, gesprekken met de klant en zijn kennis van de Microsoft-licentiemodellen om te bepalen hoe goed de omgeving nog aansluit bij de werkelijke behoeften van de organisatie.

De bevindingen vallen doorgaans uiteen in drie domeinen.

1. Quick wins

Dit zijn optimalisaties die vaak relatief eenvoudig kunnen worden doorgevoerd, zoals ongebruikte licenties, inactieve accounts of overbodige toewijzingen.

2. Right-sizing

Niet elke medewerker heeft dezelfde functionaliteiten nodig. Door het werkelijke gebruik en de behoeften te vergelijken met de licenties die aan gebruikers zijn toegewezen, kan Bruno bepalen waar een andere licentie mogelijk beter aansluit.

Het doel is niet om nuttige functionaliteiten weg te nemen. Wel om ervoor te zorgen dat mensen krijgen wat ze nodig hebben, zonder te betalen voor mogelijkheden die ze niet gebruiken.

3. Compliance en future readiness

Optimaliseren betekent niet altijd minder uitgeven.

Een assessment kan ook aantonen dat bijkomende licenties nodig zijn om security-, compliance- of governancevereisten correct af te dekken. Ook toekomstige projecten kunnen het plaatje veranderen. Een Copilot-uitrol roept bijvoorbeeld niet alleen vragen op over licenties, maar ook over adoptie en welke gebruikers er daadwerkelijk voordeel uit zullen halen.

Dat inzicht is minstens even waardevol als het identificeren van een besparing.

Levert een LOA dan altijd een besparing op?

Nee, en dat is een belangrijk onderscheid. Het resultaat kan een lagere total cost of ownership zijn, maar evengoed compliancehiaten blootleggen of domeinen identificeren waarin bijkomende investeringen zinvol zijn.

In de praktijk is het resultaat vaak een combinatie van beide.

"Een goed assessment vertrekt niet vanuit het doel om licenties te schrappen. Het begint met het vinden van het juiste antwoord voor de klant. Soms is dat een besparing. Soms betekent het een compliancehiaat wegwerken. Vaak is het allebei." — Bruno Vijverman

Wat telt, is dat beslissingen niet langer op veronderstellingen gebaseerd zijn. De organisatie krijgt een duidelijk beeld van haar huidige situatie en concrete aanbevelingen voor de volgende stappen.

Een afgeronde LOA omvat daarom meer dan alleen een assessmentrapport. Afhankelijk van de omgeving ontvangen klanten onder andere een interactieve heatmap, een gedetailleerd remediationplan, een ondersteunend workbook en een executive summary.

En Bruno's werk stopt niet wanneer het rapport klaar is. Hij bespreekt de bevindingen persoonlijk met de klant, licht de redenering achter de aanbevelingen toe en helpt om ze te vertalen naar prioriteiten en concrete acties.

Licensing als startpunt, niet als eindpunt

Net hier wordt ook de meerwaarde van een dedicated licensing expert duidelijk, want licenties raken aan heel wat andere technologische beslissingen. Een assessment kan bijvoorbeeld aantonen dat een organisatie een deel van haar securityomgeving moet herbekijken. Het kan een uitdaging rond identity of governance blootleggen. Of het kan de nodige gegevens opleveren om te bepalen welke medewerkers het meeste baat zouden hebben bij Microsoft 365 Copilot.

Voor Bruno is de vraag daarom niet simpelweg: "Kunnen we besparen op onze Microsoft-licenties?" Een betere vraag is: "Sluit onze Microsoft-omgeving nog aan bij wat onze organisatie nodig heeft?"

Soms leidt het antwoord tot besparingen. Soms tot betere compliance. Soms vormt het de basis voor een volgend Microsoft-project. Maar in elk geval leidt het tot beter onderbouwde beslissingen.

Wanneer heeft u uw Microsoft-licenties voor het laatst onder de loep genomen?

Als uw Microsoft 365-omgeving de afgelopen jaren aanzienlijk is geëvolueerd, kan het de moeite waard zijn om opnieuw te bekijken of uw licenties mee geëvolueerd zijn.

Onze License Optimization Assessment helpt om opportuniteiten, risico's en prioriteiten in kaart te brengen op basis van hoe uw organisatie Microsoft-technologie vandaag daadwerkelijk gebruikt.

Benieuwd wat een LOA binnen uw omgeving aan het licht kan brengen? Neem contact op met uw Easi Account Manager of met onze Microsoft Licensing Expert Bruno Vijverman.