U hebt het ongetwijfeld al gehoord, de versie 5.50 van Adfinity bevat tal van verbeteringen.
Eén van de belangrijkste verbeteringen is het nieuwe scherm waarmee u één of meerdere commerciële documenten en een boekhoudkundig document op elkaar kunt afstemmen. Dit scherm werd volledig herbekeken om het gebruik ervan te vereenvoudigen.
Wat is afstemming?
Dit is het verbinden van een (of meerdere) commerciële document(en) met een factuur.
Het grootste nut van het afstemmen is het controleren of bestellingen bij een leverancier overeenkomen met de factuur
Meer nog, de gebruiker kan de analytische informatie die op het commerciële document vermeld wordt recupereren waardoor het boekhoudkundig document automatisch voorzien zal worden van de gegevens van het commerciële document (vb.: afdeling, invloed op het budget, enz.)
Hoe gebeurt dit in Adfinity?
Vroeger diende u tussen 2 schermen te browsen om de lijst met op elkaar af te stemmen documenten te recupereren.
Nu toont het nieuwe scherm een tabel met de documenten die niet aan een boekhoudkundig document gelinkt zijn en een tabel met alle documenten die bij het afstemmen geselecteerd werden.
Een ander voordeel van het nieuwe scherm is dat er handmatig nieuwe lijnen toegevoegd kunnen worden aan de tabel onderaan, zonder dat er een PSM-document aangemaakt of gewijzigd dient te worden (voorbeeld: toevoeging van transportkosten).
Er zijn verschillende manieren om het afstemmen in te geven
- vanuit de aankopen
Na het aanmaken van een commercieel document kan de gebruiker de gegevens onmiddellijk op elkaar afstemmen.
-
vanuit de boekhouding
Bij het ingeven van een nieuw stuk, kan de boekhouder het selectiescherm voor het afstemmen raadplegen via de knop "+PSM". Vervolgens heeft hij de keuze tussen het selecteren van een reeds door de aankoper voorbereide registratie of het zelf aanmaken van een registratie.
Bij de bevestiging van het selectiescherm zullen de gegevens voor het afstemmen rechtstreeks in het scherm geladen worden. De boekhouder moet enkel het stuk nog bekrachtigen.
- vanop het goedkeuringsscherm (bij rich clients)
Er kan een voorwaarde toegevoegd worden aan de goedkeuringscycli om het afstemmen tussen een document en een factuur te verplichten vooraleer deze goedgekeurd wordt.
De goedkeurder kan dan het opslaan voorbereiden en de boekhouder dient dan de link te vestigen vanuit de boekhouding.
Dankzij deze nieuwigheid zal de gebruiker "afgestemd" worden op het ingeven van de facturen!
