Ter herinnering, OCR (Optical Character Recognition) is een proces van automatische herkenning van karakters, dat al lang in onze boekhoudsoftware verwerkt zit. Ze laat toe om vanuit een elektronische factuur of een gescand document, allerlei informatie automatisch te recupereren om de boekhoudkundige stukken (semi-) automatisch te boeken in uw boekhouding.
Als u niet over Adfinity beschikt maar toch gebruik wilt maken van de voordelen van OCR-technologie, hebben wij voortaan voor u een oplossing : de Standalone OCR.
Hoe werkt de standalone OCR?
Het systeem werkt heel eenvoudig: uw plaatst uw facturen in een bepaalde map, en de tool zal ze vervolgens OCR-iseren. Van zodra deze taak volbracht is, krijgt u toegang tot een scherm waarin u de gescande informatie kunt valideren.
In dat scherm kunt u indien nodig nog informatie toevoegen of corrigeren en de data vervolgens exporteren naar een formaat van uw keuze (XML, text, ...). Vervolgens kunt u dit bestand importeren in uw eigen systeem. Het formaat van de txt-file en de inhoud ervan kunnen aangepast worden aan uw behoeften.
Custom fields
Bovenop de basisvelden die herkend worden (factuurnummer, datum, vervaldatum, ...), kan de gebruiker zogenaamde Custom Fields toevoegen. Dit zijn velden die de gebruiker zelf kan definiëren en die gebruikt worden om nog meer informatie uit de facturen te halen. Sommige klanten hebben bijvoorbeeld het EAN-nummer nodig (European Article Numbering) dat op hun gas- en elektriciteitsfacturen staat. Hiervoor is het voldoende een custom field aan te maken dat die info op de factuur gaat identificeren, en die informatie vervolgens aan het export-bestand toe te voegen.
Het systeem leert zelf bij doordat u het zelf enkele keren "voordoet". Nadat u zelf manueel op enkele documenten de gezochte informatie aanduidt, is het systeem zelf in staat deze informatie te gaan zoeken. Een eenvoudig en flexibel OCR-herkenningssysteem!
