En comptabilité, l'importance de bien imputer nos pièces comptables n'est plus à démontrer. Si une erreur survient lors de l'encodage, cela impacte nos bilans, nos budgets, nos répartitions analytiques,... Parfois, nous avons besoin de demander l'avis d'un collègue ou d'un supérieur, ou même, nous pouvons vérifier et modifier l'encodage d'autres personnes. Pour cela, nous pouvons mettre en place un cycle d'approbation en autorisant les modifications. Notre collègue ne doit pas être un utilisateur de notre client riche Adfinity, il peut utiliser un simple navigateur web avec notre Web access. Et oui, le monde devient de plus en plus mobile...
Jusque que là, vous allez me dire que tout était déjà possible avant et ce même depuis plusieurs années. Dans le Web, l'approbateur a donc la possibilité de modifier les imputations des lignes de détails. Une fois le cycle d'approbation terminé, nous devons repousser les modifications effectuées sur la pièce comptable. Mais où se situe cette nouveauté ?
Dans le passé, nous devions parcourir chaque pièce comptable afin de vérifier qu'il n'y avait pas de nouvelles imputations à comptabiliser sur cette dernière. Cette manipulation était longue et contraignante! Surtout lorsqu'il faut revoir des milliers de factures par mois. Il était donc très facile de passer à côté d'une imputation web sans le vouloir. Nous n'avions pas de vision globale... Vous la voyez cette nouveauté arrivée?
Gagné ! Il s'agit d'un nouveau programme qui permet de centraliser toutes les imputations Web. Nous pouvons visualiser les imputations en cours d'approbation, l'historique des imputations et le plus important, les imputations qui ont été approuvées et qui n'ont pas encore été comptabilisées.
L'écran de sélection permet de filtrer les imputations Web que nous souhaitons afficher. Nous pouvons effectuer un filtre sur plusieurs critères :
- Statut
- Déjà comptabilisé (Historique)
- En cours d'approbation
- Approuvé mais pas encore comptabilisé
- Sur les sociétés
- Sur la période
- Sur le code journal
- Sur le code d'approbation
Dans cet écran, nous pouvons :
- visualiser le cycle d'approbation afin de voir l'état d'avancement de ce dernier.
- directement visionner les PDFs qui sont liés à la pièce comptable.
- afficher la pièce comptable d'origine afin d'examiner les modifications qui vont y être apportées.
Bien évidemment, nous pouvons comptabiliser directement les imputations à partir de cet écran. La comptabilisation des imputations Web ne va pas directement modifier la pièce comptable. Elle va créer une OD afin d'extourner les lignes imputables de la pièce d'origine et créer les nouvelles écritures provenant du cycle d'approbation. Dans Adfinity, un lien est créé entre la pièce d'origine et l'OD générée suite à la comptabilisation des imputations Web.
Le système permet également d’aller beaucoup plus loin en automatisant la comptabilisation des imputations Web. Nous pouvons créer un journal d'OD qui contiendra toutes les modifications d'imputations. Nous pouvons aussi imaginer de créer un journal d'OD par critère de sélection. Par exemple, toutes les comptabilisations des journaux de vente et d'achats iront automatiquement dans leur journal d'OD respectif. Si vous souhaitez automatiser cette opération, vous pouvez contacter votre consultant afin de mettre en place ce job en automatique.
Pour conclure, le module des imputations web d’Adfinity permet une visualisation globale et une comptabilisation rapide des imputations provenant des cycles d'approbation.
