En décembre 2014, nous avons informé nos clients du lancement de la facturation électronique dès le 1er janvier 2015. Notre service financier s’est montré très enthousiaste quant à cette nouvelle méthode de travail, que nous jugeons meilleure et plus simple… Néanmoins, tous nos clients n’y ont pas adhéré d’emblée… Certains d’entre eux avaient des doutes et ont même refusé, estimant qu’ils « n’étaient pas prêts »…
Rappel des faits
Notre départ était relativement lent : en effet, l’épuration de notre base de données a demandé une charge de travail considérable. Par ailleurs, seuls 20 % des clients ont confirmé une adresse e-mail au cours du premier mois suivant l’annonce du lancement de la facturation électronique.
Le bout du tunnel approche… Entre-temps, 60 % de nos clients ont modifié leur adresse de facturation électronique en une adresse centrale et 90 % acceptent désormais les factures électroniques.
Nul besoin de rappeler que les deux parties y trouvent certains avantages :
- L’envoi des factures s’avère plus simple, plus rapide et quasiment sans frais
- Les factures arrivent beaucoup plus rapidement (et sans être égarées « même avant d’arriver ») chez le client
- Les questions de nos clients concernant nos factures peuvent être traitées jusqu’à 3 semaines plus tôt au cours du processus : les deux parties y gagnent en matière de rapidité et efficacité.
Conseils et astuces pour démarrer la facturation électronique
Votre priorité : assurez-vous que votre base de données est à jour.
Pensez à… profiter de l’occasion pour mettre à jour votre base de données, non seulement pour disposer de l’adresse de facturation correcte, mais également pour vérifier l’adresse à partir de laquelle les rappels sont envoyés.
Évitez de… penser qu’après avoir reçu le paiement de la première facture électronique, tous les systèmes en place chez votre client sont automatiquement opérationnels et adéquats. Étant donné que la plupart des entreprises ne disposent pas encore de procédures ni de logiciels relatifs à la facturation électronique, le traitement de la facture électronique doit encore souvent s’effectuer manuellement.
Pensez à… procéder à des vérifications cohérentes et fréquentes en envoyant régulièrement des relevés de compte à votre client afin d’éviter les mauvaises surprises.
Évitez de… demander une adresse e-mail spécifique : facture@..., finance@... Afin que votre client puisse aisément retrouver les factures (lorsqu’il remarque que les factures ne figurent pas dans le logiciel comptable).
Rendez-vous dans quelques semaines pour un récapitulatif de la situation 9 mois après le début de ce processus.
