Neuf mois après le lancement de la facturation électronique par Adfinity, le temps est venu d’effectuer un état des lieux et de partager quelques conseils.
La mise en place de ce nouveau système n’a pas été de tout repos ! Je vous invite d’ailleurs à lire notre article précédent au même sujet.
- Certains clients se sont farouchement opposés à la facturation électronique, car ils étaient convaincus de n’en retirer aucun avantage immédiat à moins d’installer les procédures et les logiciels adéquats.
- Certains clients ont amélioré leur administration interne.
Conseils pour des entreprises qui démarrent la facturation électronique
- Assurez-vous que le filtre anti-spam de votre client laisse bien passer les factures électroniques entrantes.
- Conservez une trace des modifications dans votre base de données lorsque des clients désirent modifier les adresses e-mail auxquelles vous envoyez les factures.
- Conservez une trace des factures envoyées (e-mails) : créez un dossier distinct « e-mails envoyés » dans lequel tout sera stocké.
- Conservez une trace de tous les e-mails envoyés non délivrés afin de pouvoir déterminer facilement si un client a reçu ou non une facture.
- Persuadez votre client d’utiliser une boîte e-mail centralisée pour la réception des factures (facture@...). Vous enverrez moins de duplicatas par la suite.
Tous les clients impliqués ont conservé leur méthode de facturation électronique, même ceux qui n’y croyaient pas. 90 % d’entre eux reçoivent des factures électroniques.
Les questions des clients sont traitées en moyenne 3 semaines plus rapidement qu’auparavant. Cela signifie que les paiements arrivent plus vite chez @ EASI et que les clients bénéficient d’une vue d’ensemble bien plus précise des coûts ICT au cours du même mois.
60 % des clients ont créé une adresse e-mail générale (facture@...).
Toutefois, certains dirigeants souhaitent toujours recevoir les factures avant qu’elles n’arrivent au service comptabilité, ce qui implique évidemment l’envoi de duplicatas de temps à autre…
Et les paiements entrants ?
Nous avons constaté une nette amélioration en matière de retard de paiement lorsque les clients utilisent une adresse e-mail centrale.
Notre mission pour les prochaines semaines : convaincre tous nos clients d’utiliser une adresse e-mail centrale et, pour un petit groupe d’entre eux, d’accepter enfin de passer à la facturation électronique – un système qui leur facilitera la vie.
