Les bons de commandes sont souvent négligés dans les processus documentaires.
Employé pour gérer les relations commerciales entre nos clients et fournisseurs, ce document représente bien plus qu’une simple formalité administrative.
En effet, les avantages sont multiples :
- Précision dans les commandes vers les fournisseurs et avec les clients : références, montants, données de facturation, dates, délais, conditions de paiement, etc.
- Gestion des commandes reçues, envoyées et vérification des produits et/ou services prestés.
- Amélioration de la traçabilité : prévision des commandes à venir et celles à fournir.
- Gestion de la trésorerie : anticipation des coûts liés aux commandes vers les fournisseurs ainsi que les revenus futurs liés à la facturation client.
- Si les bons de commandes sont dématérialisés alors il y a aussi un gain de temps et donc d’efficacité dans l’encodage des commandes.
Mais que peut apporter Adfinity en matière de bon de commande ?
En pratique, le processus nous aide à mieux gérer les contrats commerciaux ou encore les commandes pour EASI proprement dit.
Concernant l’exemple de dossiers commerciaux simples, nous créons d’une part un bon de commande pour la partie achat de fourniture et d’autre part, un bon de commande pour la partie vente vers le client.
Cela nous aide premièrement à valider les montants et quantité pour la partie achat. De plus, nous pouvons anticiper la marge sur le dossier et si ce processus est étendu à l’ensemble des dossiers, nous pouvons de cette manière gérer notre trésorerie et sortir des rapports pour le reporting.
De plus, lorsqu’un client nous envoie un bon de commande, nous nous employons à indiquer et inscrire sur notre facture les données du bon. Cela aide le client lorsqu’il recevra la facture. En effet, celle-ci pourra être directement validée et prise en compte pour les paiements envers EASI.
En bref, les bons de commande sont des outils permettant d'améliorer le suivi et la rigueur dans les relations commerciales avec les clients et fournisseurs.
