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Les étalements dans Adfinity

14/12/2015
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Arnaud Delforge
Executive Business Manager & Partner, EASI

Après quelques années passées chez EASI et une bonne centaine de démonstrations de Adfinity derrière moi, j'ai l'impression qu'une des fonctionalités qui facilite le plus la vie des comptables est également une des plus simple : il s'agit des étalements de factures !

A l'heure d'aujourd'hui, je ne connais pas un seul logiciel qui est capable de gérer cette fonctionalité aussi bien que nous.

Le principe est simple : vous recevez une facture d'assurance qui couvre une période de 12 mois. Vous comptabilisez cette facture en avril 2015. Elle couvre la période 04/2015 - 03/2016

Sans Adfinity, vous devez retenir que vous prenez en charge 9/12 sur votre exercice actuel, ensuite, l'année prochaine, vous devrez générer une OD avec les 3/12 restant.... mais ça... c'est encore simple... si vous devez faire une situation mensuelle ou trimestrielle, vous allez devoir faire le suivi de ces factures tout au long de l'année... et la perte de temps peut-être importante... sans parler du risque d'erreurs !

Dans l'écran d'encodage de Adfinity, vous avez 2 colonnes supplémentaires : Quantité et Période d'étalement.

étalements factures comptabilité adfinity

Dans notre exemple, nous indiquons "12" en quantité pour les 12 mois sur lesquels il faut étaler cette facture. Pour la période d'étalement, j'indique la période de début (2015/04).

Lorsqu'on encode la facture, le système va me proposer de générer automatiquement 13 OD! La première OD transfert les 1200€ du compte de charges (6) à un compte d'attente (49). Les 12 autres OD sont les 12 parties de la facture, chaque mois, 100€ sera transféré du compte d'attente (49) vers le compte de charges.

Le système va donc écrire à l'avance des OD dans l'exercice de 2016 ! Pour les numéros de pièces, cela n'est pas un soucis puisque Adfinity gère la numérotation par période !

Si vous avez peur que cette situation génère trop d'OD, il est également possible d'avoir une OD mensuelle qui reprend toutes les factures "étalées" du mois.

Plus compliqué : vous êtes en avril 2015, vous recevez une facture indiquant une période couvrant "mars 2015 à février 2016", si votre mois de mars est cloturé, le système prendra 2 mois en charge en avril et ensuite, 1/12 chaque mois jusque février 2016 !

De cette façon, vos situations mensuelles et trimestrielles sont toujours correctes sans effort !

Et la tracabilité? On a pensé à tout : à partir de chaque OD, vous pouvez voir le lien vers la pièce d'achat originale. A partir de la pièce, vous pouvez retrouver les 13 OD liées... pour un suivi optimal !

Alors, qui utilise cette fonctionnalité ? Qu'en pensez-vous ? Trouvez-vous aussi que cette fonctionnalité est très utile ? Si vous ne l'utilisez pas, pourquoi ?

Donnez-nous votre avis !

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