Scanner les documents entrants comme les factures d'achat offre de nombreux avantages à votre organisation :
- le document électronique circule beaucoup plus librement
- ce document est plus facilement retrouvé
- fini les photocopies et leurs archivages intempestifs
- le process d'approbation est fluidifié
La question qui se pose systématiquement dans la foulée porte sur la conservation du document papier. Et la réponse n'est pas simple... Entre ce qui est accepté tacitement et les textes de loi, on cherche bien souvent son chemin.
Le cadre légal au Luxembourg
Le Luxembourg fait figure d'exemple dans le domaine. Le législateur a mené la réflexion jusqu'au bout et a légiféré dans ce sens en se dotant d’un cadre légal opérationnel relatif à l’archivage électronique. Le Luxembourg a également défini une certification PSDC - "Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation". Avec ce statut, le prestataire peut se charger de la dématérialisation et de l'archivage digital légal du document. L'original papier peut donc être détruit et la législation reconnait la valeur juridique du document numérique.
Comment cela se passe en pratique?
La société Labgroup est certifiée PSDC depuis le 1er février 2017. Un travail d'analyse d'intégration a donc été réalisé afin de permettre à nos utilisateurs de profiter de cet archivage électronique... et de détruire leurs factures papiers.
Concrètement, vos factures papiers (ou même emails) sont dirigées vers le prestataire accrédité. Le courrier est alors ouvert et scanné. Une phase optionnelle de reconnaissance (OCR) peut être enclenchée. Les documents sont ensuite archivés dans le container du prestataire pour valeur légale. Le résultat du travail du prestataire (càd la digitalisation et l'OCRisation) est alors déposé dans une zone tampon pour traitement en comptabilité.
Le contenu de la facture et son image sont quant à eux automatiquement récupérés dans notre progiciel. Le service financier dispose de la facture digitale en visuel sur une partie de l'écran et du contenu comptable sur une autre partie de l'écran. Il leur reste à valider l'information et comptabiliser la facture digitale.
Tout cela se réalise en harmonie parfaite avec notre logiciel de gestion comptable. Le travail réalisé en amont est intelligemment récupéré. L'image de la facture est disponible à tout moment pour consultation et pour utilisation dans les workflows d'approbation et de paiement. Le process est hyper fluide et hyper efficace... le challenge est réussi !
