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5 conseils pour réussir la mise en place d'un Intranet sur SharePoint

26/08/2021
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Quentin Poncelet
Expert Business Consultant, EASI

Vous avez enfin pris une décision, vous voulez créer un intranet. Félicitations, c'est une excellente idée. Mais avant de vous lancer dans l'inconnu, il y a quelques éléments à connaître pour que votre nouvelle plate-forme intranet soit un succès.

Déterminer le public-cible 

Vous avez donc décidé de lancer un Intranet, mais pour qui ? Essayez d'éviter une approche "top-down", où votre intranet ne servira qu'à transmettre des informations de la direction aux employés. La toute première étape consiste à déterminer le groupe-cible pour lequel l'intranet est développé. Soyez aussi précis que possible. Avec la direction, réfléchissez à l'endroit et au moment où ces personnes auront le temps - ou seront autorisées - à lire les communications et, plus important encore, le type de communications qu'elles liront.

Questions essentielles :

  • Qui sera votre public-cible ?
  • Quand auront-ils le temps de lire vos communications ?
  • Que doivent-ils savoir ?

Quels sont les objectifs ?

Il n'est pas réaliste de penser que si vous développez un intranet, vos employés l'utiliseront automatiquement. Par conséquent, commencez par définir pourquoi vos employés ont besoin d'un intranet. Il est essentiel de placer les utilisateurs au centre de votre processus de réflexion. Que recherchent-ils, quels sont leurs besoins et quelles seront leurs « principales tâches » ?

  • Est-il difficile d'obtenir des documents ou de collaborer ? (gestion de contenu, team rooms, gestion et partage de documents)
  • N'est-ce pas facile de contacter des collègues de différentes équipes ? (Visibilité interne avec un organigramme contenant des photos)
  • Ont-ils du mal à découvrir quand les événements se déroulent ? (Engagement des employés, calendrier d'entreprise, sondages, concours, galeries de photos, etc.)
  • Existe-t-il actuellement trop de canaux d'information internes et externes ? (effacer le fil d'actualité)
  • Est-ce difficile de trouver des informations auprès des RH (parcours et informations d'intégration, formation, etc.)
  • Vos employés ne travaillent pas derrière un ordinateur de bureau ? (Faut-il miser sur une communication facile à trouver sur des dispositifs portables ?)
Par conséquent, la mise en place de votre intranet sera complètement différente selon le besoin préalablement défini.

Questions essentielles :

  • Quelles sont les principales priorités de votre organisation ? (Partage d'informations ? Partage de documents ?)
  • Comment faire pour transformer ces priorités en communications utiles ?
  • Passez en revue votre intranet actuel si vous en avez un - commencez par une enquête de satisfaction auprès des utilisateurs finaux.

Qu'en est-il de la gouvernance ?

Définir un plan de gouvernance 

Nous vous conseillons de définir des directives claires pour permettre à tous les utilisateurs de bénéficier d'un contenu cohérent et approprié.

Pour ce faire, un plan de gouvernance doit être défini pour mettre en évidence les règles de sécurité à suivre en termes de contenu. De plus, ce plan de gouvernance définira également concrètement les espaces de contenu dans lesquels nous pourrons publier des informations.

Pour une bonne gestion de votre intranet, il est aussi idéalement nécessaire de mettre en place un cycle d'approbation, permettant de valider tous les contenus publiés dans l'organisation. Pour cela, la gestion des approbations entièrement intégrée sera d'une grande aide.

Désigner un comité de "Champions"

Les champions sont des personnes qui maîtrisent déjà les processus de leur département. Ces personnes ont, en outre, un intérêt particulier pour les nouvelles technologies, notamment celles liées à leur poste de travail moderne. Ils peuvent relayer efficacement les bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti du nouvel intranet.

Ils aideront en quelque sorte les collègues à maîtriser la nouvelle plateforme et ils pourront rapporter les informations essentielles que les gestionnaires de l'intranet suivent afin de percevoir le fonctionnement de tous les utilisateurs.
C'est donc le relais parfait pour l'adoption par les utilisateurs. Le Comité des Champions permet de regrouper tous les retours et les bonnes pratiques pour que votre Intranet atteigne la perfection.

N'oubliez pas d'effectuer un essai

L'essai de votre nouvel intranet doit idéalement être réalisé par un département pilote. Ce département doit avoir des besoins relativement complexes pour assurer la robustesse du nouvel intranet.

Les essais mettront rapidement en évidence l'intuitivité de votre nouvel intranet. De plus, les testeurs seront en mesure de valider rapidement dans quelle mesure votre sécurité répond aux attentes de tout un département. C'est l'occasion de tester qui peut publier sur quel site, ou de valider si les personnes pourront accéder à toutes les procédures et FAQ.

L'essai final consiste à s'assurer de la cohérence du comportement de votre contenu sur l'application mobile.

Engagement

Engagement avec les employés et la direction 

L'engagement ne sera pas là dès le premier jour. Il faudra en effet bâtir cet engagement. Il ne faut pas garder secret l'arrivée d'intranet dans votre organisation. Impliquez les employés dès le début. Par une phase de "teasing", vous pouvez les tenir informés de l'avancement, du lancement prévu... Un message de teasing peut également servir à expliquer le but de l'intranet, la manière dont votre entreprise communiquera à l'avenir, les communications qui seront publiées ou non sur intranet, etc.

Assurez-vous également d'essayer d'impliquer vos employés dans le lancement. Vous pouvez par exemple leur demander de vous aider à choisir le nom de votre plateforme. De plus, maintenez des lignes de communication courtes avec la direction. Il est important que la direction soit également enthousiaste à l'idée de lancer la plate-forme et de ses possibilités. En tant que pionniers, ils peuvent envoyer leurs communications via intranet et non plus par e-mail.

Qu'en est-il du jour de lancement ?

Je vous conseille de commencer par une journée de lancement en douceur. De cette façon, vous disposez d'une échéance interne à respecter et tous les systèmes peuvent d'abord être testés par quelques volontaires. Après tout, vous voulez éviter d'attirer tous les employés et la direction vers votre site Web et de les chasser après une mauvaise expérience utilisateur. Est-ce que tout fonctionne bien lors de votre lancement en douceur ? Dans ce cas, vous pouvez évoluer vers un lancement officiel. Vous pouvez l'annoncer en interne de manière ludique. Décomptez ensemble par le biais de la communication interne. Si les circonstances le permettent, vous pouvez même organiser un mini-événement de lancement. Sur place, mais aussi en ligne, vous pouvez organiser une sorte d'événement de familiarisation, avec la distribution de gadgets, l'annonce d'un concours pour explorer l'intranet, etc. Essayez de vous assurer que tout le monde sera là. Vous devez vous assurer que chacun en garde un bon souvenir et qu'il a envie d'explorer davantage le réseau.

Suivi

Pour maintenir l'engagement, il est impératif que vos utilisateurs ne se désintéressent pas de la plateforme. Assurez-vous que tout le monde sait ce qu'il doit faire pour que la plate-forme fonctionne correctement à partir de maintenant, et assurez-vous que vos lignes de rétroaction sont ouvertes. De cette façon, vous pouvez éliminer les « points douloureux » - s'ils apparaissent - en très peu de temps et garantir une expérience utilisateur sans tracas. Un intranet est un projet qui n'est jamais terminé. Par conséquent, n'oubliez pas d'organiser une enquête annuelle qui peut vous aider à améliorer la plateforme et à mieux l'adapter aux besoins des utilisateurs.

Questions essentielles :

  • Comment allez-vous lancer votre intranet ?
  • Comment maintiendrez-vous l'enthousiasme après le lancement ?

Utiliser le Sharepoint Lookbook

Avant, cela pouvait prendre des mois de codage pour rendre votre site joli. Aujourd'hui, Sharepoint a développé et préparé différents exemples et modèles de design  pour des organisations, des départements, des équipes, des communautés, des solutions ou des écoles. Ainsi, vous obtenez une idée immédiate, et n'importe quel utilisateur pourra facilement créer de belles pages qui ont fière allure sur tous les dispositifs ou écrans.

Microsoft a clairement fait le gros du travail pour vous cette fois. Une fois que vous avez choisi le modèle que vous souhaitez utiliser, vous pouvez commencer avec une page intranet instantanée que vous pouvez modifier et personnaliser à volonté.


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