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Comment gérer instantanément les e-mails plus efficacement [15 conseils]

22/06/2021
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Forster Perelsztejn
Marketing Advisor

La technologie du courrier électronique a été inventée en 1971 et elle est toujours aussi performante.

Mais il y a une chose que ses créateurs n'ont pas anticipée à l'époque. C'est le fait qu'environ 50 ans plus tard, 320 milliards d'e-mails seraient envoyés chaque jour.

Au fil des années, le courrier électronique a commencé à devenir incontrôlable. Aujourd'hui, le traitement des emails est une énorme perte de temps et un facteur de stress important.

Une étude menée par l'UC Irvine et l'armée américaine a même établi un impact clair du courrier électronique sur la fréquence cardiaque.

Donc, si vous appréciez votre temps et votre santé, vous devez faire attention à la façon dont vous gérez votre courrier électronique.

Voici quelques choses que vous pouvez commencer à faire tout de suite pour améliorer votre gestion de courrier électronique.

Utiliser un outil de gestion des tâches

Quand vous ouvrez votre vrai courrier, vous ne le remettez pas dans votre boîte aux lettres, n'est-ce pas ?

Il en va de même avec le courrier électronique.

Beaucoup de gens utilisent leur boîte aux lettres pour gérer leurs tâches.

Soit en créant des conversations avec eux-mêmes, soit en marquant les e-mails lus comme « non lus ». De cette façon, ils pourront y revenir plus tard.

Ce n'est pas viable, car ces e-mails finissent par être enterrés de toute façon. Cela ne vous donne pas non plus une vision claire de ce que vous devriez faire.

Une meilleure façon de gérer cela est d'utiliser un outil de gestion des tâches ou une liste de tâches. Ouvrez votre e-mail et si vous devez effectuer une action, créez une tâche pour celle-ci.

Ainsi, vous n'aurez pas besoin de retourner dans votre boîte aux lettres et de trier par « non lu » tout le temps.

Surtout si vous traitez des questions importantes qui n'ont pas besoin d'une action immédiate. Parce que cela signifie que certains e-mails resteront dans votre boîte aux lettres pendant des jours ou des semaines avant que vous ne les traitiez.

Évitez cela en utilisant une tâche ou un outil de gestion de projet.

(Conseil de pro : dans Rooftop, les e-mails sont des tâches ; essayez-le maintenant et constatez un changement immédiat dans la façon dont vous gérez les e-mails)

Catégorisez vos e-mails

La gestion des priorités est devenue primordiale.

En ce sens, la configuration de catégories pour vos e-mails rend les choses beaucoup plus faciles.

Peut-être que vous être chargé de plusieurs départements. Peut-être êtes-vous en charge de plusieurs projets au sein de vos services.

Dans tous les cas, garder les conversations dans la bonne catégorie vous fera gagner beaucoup de temps. Cela vous offrira également une clarté inégalée.

Vous ne perdrez pas de temps à chercher des conversations. Et vous saurez tout de suite quelles sont les priorités de chaque projet.

Maintenant, tout est probablement mélangé. Mais vous pouvez changer cela !

Configurer des règles automatisées

L'automatisation de votre boîte aux lettres vous évitera bien des maux de tête.

Imaginez que vous n'ayez pas à trier les 150 e-mails que vous trouvez chaque matin dans votre boîte aux lettres. Et s'ils pouvaient simplement se trier d'eux-mêmes ?

Votre client de messagerie vous permet probablement de vous assurer que les e-mails se retrouvent dans les bonnes catégories. Il peut être basé sur l'expéditeur, ou sur un mot dans la ligne d'objet, sur la longueur du texte, etc.

De cette façon, les e-mails courts que vous pouvez traiter rapidement se retrouveront dans une catégorie spécifique. Idem pour les emails d'un client difficile. Et ainsi de suite.

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