La facturation électronique, voilà un sujet qui fait débat depuis de nombreux mois. Le sujet intéresse ! Les avantages sont là ! Mais qu'est-ce que ça semble compliqué ! Les règles et les lois ne sont pas claires et, comme toujours, tout le monde y va de sa propre interprétation.
Je suis tombé par hasard sur un site réalisé par l'administration fédérale afin de promouvoir l'e-facture. Je vous le conseille vivement - www.efacture.belgium.be - et particulièrement sa section question/réponse.
Au travers de ce blog, je voudrais partager avec vous quatre questions que vous vous êtes tous déjà posé.
Comment doit-on envoyer une e-facture?
La solution la plus simple en matière de facturation électronique est l'envoi d'un e-mail vers un client avec la facture au format PDF en annexe. L'utilisation d'une plateforme spécialisée n'est donc pas obligatoire. Un simple email avec un PDF et le tour est joué.
Une facture au format PDF est-elle légale ?
Oui.
Pas besoin de cryptage ou de clé de sécurité. Comme le précise l'administration fédérale, la forme de la facture n'a pas d'importance. Une facture, qu'elle soit sur papier ou dans n'importe quel format électronique, doit toujours répondre aux mêmes conditions légales de facturation. Une facture en PDF qui remplit les conditions légales d'une facture est donc totalement en ordre d'un point de vue juridique.
Comment puis-je garantir l'authenticité et l'intégrité de la facture ?
En d'autres mots, comment garantir que le contenu n'a pas été modifié et qu'il vient de la bonne personne ?
Un simple contrôle de gestion est suffisant. Celui-ci doit établir un lien entre la facture et la prestation concernée :
- Pour le client, il doit y avoir un lien entre la commande, la livraison, la facture et le paiement
- Pour le fournisseur, il doit y avoir un lien entre la commande, les notes d’envoi, la facture et la réception du paiement.
Il est également possible (comprenez par là non-obligatoire), de faire appel à des technologies spécifiques (par exemple signature avancée ou un échange structuré de données).
http://www.efacture.belgium.be/legislation
Dois-je archiver des factures à télécharger sur le site internet d’un fournisseur ou puis-je simplement conserver les mails avec les liens ?
La simple conservation de l'email avec le lien n'est pas suffisante. Si vous recevez des factures via ce canal, il est obligatoire de télécharger la facture et de la conserver au format électronique.
J'espère que ces quelques questions/réponses ont levé vos éventuels doutes.
La facturation électronique, c'est EASI !
