Duw op enter om te zoeken

3 dingen die u moet weten over gedeelde mailboxen

10/12/2019
Author Avatar
Herman Clicq
Marketing Supervisor, EASI

Voor veel kleinere bedrijven lijken gedeelde mailboxen een van de gemakkelijkste manieren om vragen die via de e-mail binnenkomen te beheren. Er zijn 3 belangrijke dingen die je moet weten over deze manier van werken.

Voor veel kleinere bedrijven lijken gedeelde mailboxen een van de gemakkelijkste manieren om vragen die via de e-mail binnenkomen te beheren. Anders dan grotere bedrijven hebben kleine bedrijven vaak niet de middelen om over dure klantopvolgsystemen of ticketingsoftware speciaal voor dit doel te kunnen beschikken voor het beheren van verzoeken van klanten.

Daarom zetten zij een gedeelde mailbox (bijvoorbeeld "support@company.com" of "info@company.com") op en verspreiden het e-mailadres hiervan aan al hun klanten met de mededeling dat zij hun verzoeken te allen tijde naar dit adres kunnen sturen.

Er zijn 3 belangrijke dingen die je moet weten over de gedeelde mailbox.

1. Een gedeelde mailbox biedt jouw klanten één aanspreekpunt (single point of contact)

Dit heeft duidelijk een aantal voordelen:

  • Door jouw klanten één aanspreekpunt (Single Point of Contact, "SPOC") te bieden, krijgen zij één enkel e-mailadres waarmee zij kunnen communiceren, wat het makkelijker voor hen maakt om met jouw bedrijf te communiceren.
  • Wanneer een collega afwezig of op vakantie is, kunnen andere collega’s de opvolging van de binnenkomende e-mails blijven beheren, zonder dat jouw klanten dit weten.
  • Het werk kan over meer dan één persoon verdeeld worden.

 

2. Een gedeelde mailbox veroorzaakt chaos voor het interne beheer

Gedeelde mailboxen hebben echter ook enkele zeer vervelende nadelen:

  • Een typisch probleem dat we zien bij bedrijven die met gedeelde mailboxen werken, is dat verschillende werknemers aan hetzelfde probleem kunnen werken zonder dat ze het van elkaar weten.
  • Dit heeft tot gevolg dat klanten het risico lopen om meerdere antwoorden te ontvangen op dezelfde vraag.
  • Het tegenovergestelde bestaat ook : werknemers denken dat een bepaalde vraag al behandeld wordt door een collega, maar dit is niet het geval.
  • Het is bijna onmogelijk om erachter te komen wie er aan welke kwestie werkt.
  • E-mails raken zoek.
  • Ontevreden klanten en lange responstijden voor klantverzoeken.

 

3. De (gedeelde) mailbox is geen samenwerkingstool

De fundamentele bron van deze problemen is het eenvoudige feit dat een mailbox niet gemaakt is voor samenwerking. Deze is alleen gemaakt voor communicatie, dat wil zeggen : het sturen en ontvangen van e-mails. Dat is alles. De verdere behandeling van de e-mails dient buiten de mailbox te gebeuren.

In een klassieke mailbox is het onmogelijk om een e-mail toe te wijzen aan specifiek persoon die deze in behandeling moet nemen. Bedrijven en werknemers zijn innovatief en proberen oplossingen te vinden. Een voorbeeld dat ik onlangs van een vriend hoorde, is dat hij van bovenaf begint met het behandelen van de e-mails in de mailbox en dat zijn collega onderin de mailbox begint, en dat ze dan "elkaar ergens daar tussenin tegenkomen." Dat noem ik geen oplossing, het is eerder een soort 'workaround'.

Conclusie

Gedeelde mailboxen lijken een eenvoudige en goedkope oplossing wanneer bedrijven beginnen te groeien en een groeiend aantal binnenkomende e-mails dienen te behandelen. Een mailbox is echter niet gemaakt voor het toewijzen en uitdelen van taken. Het is bijna onmogelijk om een effectief proces voor het beheren van e-mail in te richten in een klassieke mailbox. Bedrijven die met dit soort kwesties worstelen, zouden verder moeten kijken om een echte oplossing voor dit probleem te vinden.

Nouveau call-to-action

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Follow us

  

Deel dit artikel