Goedkeuringen in Adfinity zijn een onmisbaar onderdeel van onze applicatie en bieden veel voordelen en mogelijkheden. Maar ben je wel goed op de hoogte van alle bestaande functionaliteiten van deze module? Misschien is het tijd om je goedkeuringsworkflows te herzien en te optimaliseren.
Ik wil je er graag doorheen leiden en een aantal nieuwe mogelijkheden en functies uitlichten die soms over het hoofd worden gezien.
Hier is een korte samenvatting van wat je in dit artikel zult leren:
-
Goedkeuringen kunnen betrekking hebben op meer dan alleen facturen
- Hoe werken goedkeuringsflows?
- TIP: Hoe beheer je je goedkeuringscycli beter?
Het doel van de goedkeuringsmodule
Het doel van de goedkeuringsmodule is om je goedkeuringsworkflows te dematerialiseren, centraliseren en beveiligen. Geen stapels papier meer om te ondertekenen, alles wordt gedigitaliseerd en toegankelijk gemaakt vanaf ons webplatform, waardoor je een betere traceerbaarheid en controle krijgt (wie keurt wat goed, wanneer en waarom) en de archivering wordt geoptimaliseerd.
Dit betekent dat je gebruikers kunnen goedkeuren waar en wanneer ze maar willen, door de gegevens te raadplegen waarover ze beschikken: het document in kwestie, eerdere facturen, inkooporders, budgetten, interne opmerkingen en gekoppelde documenten, enz.
Niet alleen facturen
Goedkeuringen zijn niet beperkt tot facturen. Je kunt elk type document toevoegen, of het nu gegenereerd is door Adfinity (inkoopaanvragen, betalingsbatches, budgetaanvragen, inkomende documenten) of elk ander type document dat je gedefinieerd hebt in de oplossing.
Goedkeuringsworkflow
Goedkeuringscycli (workflows) kunnen naar wens worden geconfigureerd.
Goedkeuringscycli kunnen manueel zijn (de goedkeurder van het document wordt ingevoerd door een gebruiker), maar vaak worden ze automatisch afgeleid door het systeem op basis van verschillende beschikbare criteria, zoals het aankoophistoriek, het factuurbedrag, de leverancier, het type artikel, het verschil tussen de factuur en de aankooporder (bedragen, hoeveelheid, enz.), enz.
Met Adfinity kan je zoveel goedkeuringscycli definiëren als je wilt, op één of meerdere niveaus, opeenvolgend of parallel. Het voordeel van het automatiseren van deze cycli is dat je voorkomt dat je de verschillende documenten handmatig moet verzenden door ze rechtstreeks naar de betrokken personen te sturen.
TIP: Hoe je goedkeuringscycli beter beheren
Dankzij de geavanceerde goedkeuringsfuncties is het mogelijk om een workflow dynamisch te configureren. De workflow wordt dan ingesteld op basis van een "rol" (bijv. projectmanager, hiërarchische meerdere) in plaats van een vaste gebruikersnaam. Dit beperkt het aantal workflows dat moet worden ingesteld en maakt het veel eenvoudiger om ze up-to-date te houden als je organisatie verandert.
En wat als je goedkeuringscycli veranderen?
Interne procedures en de betrokken mensen veranderen vaak binnen je organisatie. De goedkeuringscycli die bij het opstarten werden gedefinieerd, weerspiegelen niet langer je huidige behoeften. Het kan een goed idee zijn om de goedkeuringscycli die in Adfinity zijn ingesteld te herzien. Je consultant kan je hierbij helpen.
TIP: Goedkeurders op het juiste moment inschakelen bespaart tijd voor iedereen! Je moet ervoor zorgen dat ze actie ondernemen op dingen die hen aangaan. De juiste instellingen/regels garanderen het succes van je flows, snelheid en de verantwoordelijkheid van je goedkeurders.
En wat als je op vakantie gaat of een vervanger nodig hebt?
Ga je op vakantie? Moet een van je collega's het van je overnemen, maar heeft hij of zij geen toegang tot je account? Geen paniek, met Adfinity kun je hem of haar aanwijzen als je vervanger. Hij of zij kan dan in jouw plaats facturen bekijken en/of goedkeuren, maar op zijn of haar eigen naam (traceerbaarheid).
Je kunt je plaatsvervanger rechtstreeks vanuit het webplatform definiëren, dus de gebruikers zijn volledig autonoom.
Overwerkt? De goedkeurder van het document kan automatisch worden gewijzigd door Adfinity na een bepaalde vertraging. Dit voorkomt dat het bijvoorbeeld te lang duurt voordat een factuur wordt goedgekeurd. Je hoeft alleen maar een alternatieve goedkeurder aan te duiden.
Als het nodig is, kun je altijd een mobiele applicatie gebruiken.
Adfinity biedt ook een mobiele applicatie zodat je overal toegang hebt tot je goedkeuringen.
Beheer goedkeuringen in bulk
Goedkeuringen in bulk kunnen individueel worden geactiveerd. Dit geeft een gebruiker het recht om meerdere documenten te selecteren en tegelijkertijd goed te keuren. Dit bespaart tijd zonder document voor document te moeten goedkeuren, een handige functie voor bepaalde rollen in een organisatie.
Wat doen met geweigerde documenten?
In het beste geval worden jouw documenten alleen in uitzonderlijke gevallen geweigerd. In dat geval kan Adfinity je vragen om een toelichting te geven om de reden van weigering uit te leggen.
Als je echter een groot aantal weigeringen hebt, kan het verstandig zijn om na te gaan hoe dat komt.
De redenen waarom documenten zijn geweigerd.
1. Het document kwam niet bij de juiste goedkeurder terecht
Misschien moet je je workflows herzien, zoals hierboven vermeld?
Als een document ondanks alles niet bij de juiste persoon terechtkomt, kan deze persoon beslissen om het doorsturen naar een of meerdere personen of naar een andere vooraf gedefinieerde cyclus.
2. De goedkeurder beschikt niet over voldoende informatie
Heb je nog niet voldoende informatie om een document goed te keuren?
Als de informatie in Adfinity bestaat, heeft de gebruiker er dan toegang toe? Dankzij de webrapporteringslicentie kan een gebruiker een waaier aan informatie raadplegen via het webplatform: budgetten, financiën, commerciële documenten, documentbeheer, enz. Rechtenbeheer kan de toegang tot bepaalde informatie beperken.
De informatie is in handen van een andere collega: de gebruiker kan het document dan naar een of meer collega's sturen door zichzelf aan het einde van de lijst toe te voegen. Je kunt dan de goedkeuring met de opmerkingen van je collega's terugvinden.
3. De gecodeerde informatie is niet correct
Het is mogelijk om een goedkeurder het recht te geven om de kosten gekoppeld aan een factuur te wijzigen. De webgebruiker met dit recht kan dan de algemene rekening wijzigen waarop de factuur wordt geboekt en/of de analytische uitsplitsing wijzigen. Er kan een validatie en/of waarschuwing worden ingesteld voor het boekhoudteam.
4. Een factuur kan nog niet (volledig) worden goedgekeurd
Je kunt een goedkeuring uitstellen. De goedkeuring wordt dan verborgen in je standaardweergave tot de datum die je invoert.
Met Adfinity kan je een leveranciersfactuur ook gedeeltelijk goedkeuren. Hiermee kan je een bedrag vrijgeven of de betaling van deze factuur uitstellen.
Wat kun je doen om weigeringen te beperken?
Traditioneel is de goedkeuringscyclus lineair en binair: of het document wordt goedgekeurd en gaat verder in de cyclus, of het wordt afgekeurd. In het laatste geval is het vaak aan het accountingteam om handmatig actie te ondernemen op het document.
Om dit gemakkelijker te maken, kunnen we redenen voor afkeuring definiëren die een specifieke actie in gang zetten: genereren van een geschilcode, nieuwe goedkeurder of nieuwe cyclus, specifieke actie die moet worden ondernomen in de boekhouding, kennisgeving aan een bepaalde persoon, wijziging van het PSM-bewegingstype, wijziging van de status, terugkeren naar de vorige fase, het document sluiten, enz. of zelfs automatisch een e-mail sturen naar de leverancier*!
* Nieuwe functie beschikbaar sinds versie 2.4
Het voordeel van deze methode ten opzichte van traditionele goedkeuringscycli is dat de cyclus niet lineair is en varieert naargelang de acties die de goedkeurders ondernemen. Dit betekent dat dezelfde factuur twee verschillende paden kan volgen, afhankelijk van de beslissingen van de goedkeurders.
TIP: Ben je een fan van nieuwsbrieven, die automatische e-mailwaarschuwingen? Deze kunnen natuurlijk betrekking hebben op goedkeuringen: facturen die op goedkeuring wachten, documenten die zijn afgekeurd, facturen die niet in een goedkeuringscyclus zijn opgenomen, enz.
Wil je meer Tips & Tricks?
Schrijf je dan in voor onze Roadshow.
