Gegevensverlies, te weinig personeel, te duur ... Genoeg argumenten in het nee-kamp, maar klopt hun argumentering wel? Ontdek hier waar je écht rekening mee moet houden.
Veel boekhouders en CFO’s verzuchten vaak dat hun boekhoudpakket niet meer voldoet aan de huidige eisen. En toch ondernemen ze vaak geen stappen om een ander pakket te implementeren. Hoe komt dat? Vaak beroepen ze zich op dezelfde redenen:
- Ik wil mijn historische gegevens niet kwijt geraken
- Opstarten op 1 januari, in de drukste periode van het jaar is voor ons onmogelijk
- Er zijn reeds te veel specifieke programma’s voor ons ontwikkeld
- Geen tijd en/of personeel.
- Te duur
Maar klopt deze redenering wel?
Verlies ik mijn historische gegevens?
Nee. Het overzetten van de bestaande boekhouding en het inrichten van de nieuwe boekhouding zal grotendeels door je nieuwe leverancier gedaan worden op basis van een aantal exports vanuit je huidige boekhouding. Deze gegevens kun je zonder moeite opvragen bij het overgrote deel van de boekhoudleveranciers.
Vaak heeft je nieuwe leverancier al een soortgelijke conversie gedaan en is dit proces reeds grotendeels geautomatiseerd. Met behulp van exports en imports worden de boekhoudkundige bewegingen, klanten- en leveranciersgegevens, projectadministratie, investeringsfiches… overgenomen van het bestaande naar het nieuwe pakket. Een goed moment om eens grote schoonmaak te houden in oude klanten/leveranciers.
Is een overstap mogelijk op 1 januari?
Ja. Het is wel een misvatting om te denken dat je de overstap op één dag maakt. Overstappen begint geruime tijd voor 1 januari. Het begin en het eind van het jaar zijn vaak véél te druk met het afsluiten en het oude en het opstarten van het nieuwe boekjaar. Niet ideaal dus om dan ook nog eens je nieuwe boekhoudsoftware te implementeren. Gebruik dus de zomermaanden, die meestal kalmer zijn, om rustig je tijd te nemen en te inventariseren wat je juist nodig hebt.
Eenmaal een keuze gemaakt, regel je de overstap zodat je de laatste maanden van het jaar kunt gebruiken om je de nieuwe boekhoudsoftware eigen te maken en training te volgen. Zo kan je bij het begin van het nieuwe jaar optimaal profiteren van je nieuw pakket.
Met welke zaken moet ik rekening houden bij mijn keuze?
In een weloverwogen keuze maak je een duidelijke structuur van de behoeften waaraan je pakket moet voldoen. Hou rekening met: gebruiksvriendelijkheid, functionaliteit, moderne basistechnologie en infrastructuur, veiligheid, integratie met andere toepassingen, mobile oplossingen, kosten voor onderhoud en support, modulair naar gebruikers en functionaliteit, geleverde service (updates en hotline). Wil je hier meer over weten, bekijk dan eerst nog even dit artikel van mijn collega Herman. Hij legt heel helder uit waar je rekening mee moet houden bij de keuze van de juist boekhoudsoftware. Koop vooral ook op de groei die je de komende jaren verwacht door te maken.
Ik werk met een specifiek boekhoudpakket - wat nu?
Tijd om te evalueren hoeveel ‘specifieke’ programma’s u actueel nog gebruikt en vooral in welke mate ze nog voldoen aan uw noden. Misschien is modernisatie aan de orde, of beschikt uw nieuwe softwareleverancier over modules voor welbepaalde beroepen of sectoren binnen zijn standaard applicatie. Mogelijk bestaan er allerlei mogelijkheden tot integratie van uw bestaande specifieke toepassingen binnen het nieuw pakket. Een programma als Adfinity laat ruime integraties toe, maar dat is niet bij elk pakket het geval. Ook hier is structureren van uw behoefte en communicatie met uw nieuwe softwareleverancier cruciaal.
Zal ik hiervoor voldoende tijd en/of personeel hebben, en wat gaat dat kosten?
Overstappen naar een nieuw pakket kost tijd, mankracht en dus geld, maar hoeveel tijd besteed je nu gemiddeld aan de boekhouding en administratie? Misschien kan een nieuw en beter pakket je ook veel tijdswinst en efficiëntie opleveren door de geleverde automatisatiemogelijkheden! Je kan profiteren van de kennis van de consultant(s) van je nieuwe leverancier. Zij kunnen samen met jou je bestaande processen doorlichten en optimaliseren. Zo heb je op het einde van de rit niet enkel een nieuw boekhoudpakket dat voldoet aan jouw eisen, maar ook een verbeterde boekhouding en administratie.
Ik zit in (wil naar) de cloud - kan ik mijn data zomaar meenemen?
De voordelen van de cloud zijn gekend, maar uiteraard is er de bezorgdheid over ‘data ownership’, want wat als je van cloud leverancier verandert? Wat gebeurt er dan met je gegevens? Voor je met een cloudleverancier in zee gaat gelden dan ook een aantal basisregels:
- Hou je gegevens in België
- Kies een cloudoplossing die bij je past
- Kies een gecertifieerde aanbieder
- Maak duidelijke afspraken en contracten
Een betrouwbare cloudleverancier, heeft geïnvesteerd in veiligheidsstandaarden en certificaten en de communicatie over die certificaten kun je vinden op zijn website. (https://blog.easi.net/nl/easi-is-iso-27001-gecertifieerd) Hij informeert je hoe hij zijn beveiliging heeft geregeld en hoe hij deze dagelijks bewaakt, laat controleren en hier verantwoording over aflegt. Het eigendomsrecht, de beschikbaarheid van je gegevens en de diensten die geleverd worden na het beëindigen van het contract dienen duidelijk afgesproken te worden en door middel van een contract, SLA vastgelegd te worden.
Tot slot geldt voor ook hier zoals voor alles, de angst voor verandering. Maar als begin januari de eerste verkoopfacturen elektronisch verzonden worden, de bankuittreksels semiautomatisch ingeboekt worden via CODA, de aankoopfacturen via optische karakterherkenning voorbereid worden voor registratie, goedkeuring en automatische betaling, zal je je vast afvragen, waarom je het niet eerder hebt gedaan.
