Le partage d'informations entre les personnes au sein du service financier, mais aussi avec des personnes extérieures à ce service, devient de plus en plus important. D'autant plus pendant cette période de télétravail et/ou de congés, lorsque tout le monde n'est pas au bureau.
Toute personne qui a besoin d'être informée d'une mise à jour, par exemple, d'une facture ou d'un bon de commande, peut facilement être notifiée avec Adfinity. De cette façon, aucune information n'est perdue ou il n'est pas nécessaire de passer du temps à appeler ces personnes.
Il existe une option de suivi parfaite et chacun peut donner son avis, de sorte que le client ou le fournisseur peut être aidé de la manière la plus complète et la plus rapide possible, pour une réactivité optimale !
2 solutions
Vous aussi, vous en avez assez de ne pas connaître les détails d'une facture ou d'un bon de commande, de devoir appeler ou d'envoyer un e-mail à la personne qui en est responsable, de devoir faire des recherches, etc. pour obtenir des informations ?
Nous aussi ! C'est pourquoi Adfinity propose plusieurs manières d'éviter ces étapes et de traiter plus efficacement la question du client ou du fournisseur. Nous en décrivons deux ci-dessous : notre bouton dossier et notre centre de notification.
Bouton dossier
La plupart de nos clients utilisent un bouton appelé « bouton dossier ». Ce bouton favorise énormément la coopération entre les personnes du service financier, mais aussi entre toutes les autres parties concernées.
Vous pouvez voir ce bouton dossier tout au long de l'application. Grâce à ce bouton, vous pouvez ajouter des commentaires au niveau du grand livre, du journal, mais aussi du bon de commande et de la facture, par exemple.
Les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires au dossier et ainsi se tenir mutuellement informés qu'ils ont ajouté un commentaire.
Dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez voir que sur 3 des 5 factures impayées de notre fournisseur World of Show, un commentaire a été ajouté à ce dossier.
Lorsque nous consultons ces commentaires, nous obtenons l'écran suivant.
Comme vous le voyez, nous pouvons ajouter une personne de contact interne (Jean-Michel), ainsi qu'une personne de contact externe chez le fournisseur, qui est informée de cette facture. Dans le cas présent, il s'agit d'Ann Peeters et nous voyons ses coordonnées.
Nous voyons également que notre collègue John a envoyé un e-mail à Mme Peeters depuis Adfinity, avec la notification que ce dossier a été envoyé à l'avocat. Mme Peeters a envoyé une réponse à ce sujet, que nous avons reçue dans notre boîte de réception Outlook. Nous avons ensuite glissé cet e-mail dans notre dossier dans Adfinity, afin d'avoir une trace de toutes les activités qui ont eu lieu pour cette facture.
Il est également possible d'ajouter des pièces jointes par commentaire, ainsi que de créer un e-mail dans Adfinity, qui sera ensuite envoyé via Outlook, l'impression de l'e-mail étant bien sûr sauvegardée dans le dossier.
Dans le cas où une personne du service financier de World of Show assure le suivi des factures impayées, vous, en tant que collaborateur du service financier, pouvez, malgré l'absence de Jean-Michel, aider cette personne, sans avoir à contacter Jean-Michel.
Si vous souhaitez maintenant l'informer du fait que quelqu'un au sein de World of Show recherchait un contact, en particulier concernant cette facture, vous pouvez écrire un nouveau commentaire et envoyer une notification à Jean-Michel (et à toute autre personne éventuelle).
Ils seront alors informés de cette nouvelle notification dans leur centre de notification.
Centre de notification
Une nouveauté pratique dans la nouvelle version d'Adfinity est notre centre de notification, un endroit central où les utilisateurs peuvent voir tout ce qu'ils ont besoin de savoir. Celui-ci a déjà été abordé dans un précédent article de blog.
Différentes informations peuvent être affichées :
- les notifications de nouveaux commentaires dans un dossier ;
- les informations relatives aux activités menées par le module robotique ;
- l'information que votre lot d'unités OCR s'épuise ;
- l'information qu'un lot de factures électroniques est prêt à être contrôlé ;
- etc.
S'il y a une nouvelle notification pour l'utilisateur en question, elle sera affichée comme suit :
L'utilisateur peut alors cliquer sur la notification pour accéder à l'endroit où le nouveau commentaire a été ajouté et prendre les mesures nécessaires pour répondre à la demande de l'autre utilisateur.
En conclusion
En utilisant les fonctionnalités standard ci-dessus dans Adfinity, les utilisateurs d'un service financier, mais aussi les autres utilisateurs, pourront traiter ces questions de manière simple et efficace. Il en résulte d'énormes gains d'efficacité et une diminution des frustrations, tant de leur part que de celle des clients / fournisseurs.
Outre ces possibilités, il y en a bien sûr d'autres (par exemple notre gestion des tâches, qui sera abordée plus en détail dans un autre article de blog).
Pour toute question concernant ce qui précède, n'hésitez pas à me contacter. Je serais ravi de vous répondre !
